以融合发展理念助力印制管理工作
2020-12-30
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■马晓耕(高等教育出版社)

  纸质出版物的生产和制作工作一般由出版社的印务部门承担。从书稿转为成品书需要经过计划排产、版式设计、排版、校对、印制管理、材料供应、质量检查等多个业务环节。其中,印制管理是核心环节。近年来,新技术手段不断出现,提高出版社和生产供应商协同工作效率的需求越来越迫切。高等教育出版社在该领域进行了有益尝试,通过优化业务流程,创新印制管理工作方法,将新的信息和移动技术融入传统印制管理方式中,开发出“图书生产交付结算系统”,取得了较好成效。

  “图书生产交付结算系统”是高教社SAP–ERP系统生产管理功能的扩展,与ERP系统在数据和流程方面紧密集成,是出版社与生产供应商的业务协同平台。该系统包括生产交付和费用结算两大模块,分步实施并上线应用,包含约仓、入库管理、各类生产费用结算等13个子模块,用户可通过PC端或移动端登录使用。

  实现在线实时内、外业务协同。系统促使图书的交货约仓、纸张材料提取和生产费用结算业务实现在线化和协同化。厂社双方共处一个业务平台。各角色通过提交申请和查询审核状态进行在线互动,及时、有效地解决问题,大大提高了工作效率。图书交货约仓业务方面,印装企业业务员可在电脑端和手机端随时进行交货约仓操作,可实现24小时不间断。收货人员接收、审批后,印装厂业务员可快速查询审批状态和要求,确定实际交货时间和数量,安排送货。

  纸张材料提取方面,取消了出版社开具的纸质单据,出版社的材料管理人员在ERP系统中创建纸张调拨单后即同步到纸张提取模块,由印刷企业的业务人员随时可在PC端、手机端和PAD端等向库存地点发起提纸申请,待接到回告确认后,可凭借多种方式去规定的地点提纸。这就提高了印厂纸张材料提取业务的时效性,使纸库管理人员备纸备料计划性更强、准确性更高。出版社业务人员还可实时查询纸张材料的提取进度,实时监控纸张到位情况。

  实现交书计划下达与执行反馈的闭环管理。通过系统,在内、外业务整体协同运作的基础上,印制员可依据首次约仓的信息精准知晓实际交书日期和数量,掌握交书计划的执行情况,更有针对性地监控生产进度,管理生产周期。以交货计划为例,印装厂可将系统中约仓审批通过后形成的交货计划明细导出EXCEL表,直接作为装订车间的送书计划。印制员可及时查询每个品种/印次的交书计划下达和执行情况,实现了信息的同步和共享。

  实现生产成本结算审批业务的控制管理。系统通过梳理和优化,使结算审批流程更加精细化、规范化。生产费用结算由手工操作改为由系统自动控制和核对。由出版社业务人员发起,标准格式的电子结算凭单在厂社间逐个环节流转、审核、确认,直接反映印制员的工作质量。与会计人员实现数据共享,对生产成本数据进行有效的分类和归集;结算单据和发票信息均与单品种排版、印刷、装订等成本项关联,使单、款、票相勾稽,确保账实相符;为ERP系统中结算和支付的必要条件——发票校验工作提供数据基础。

  现在,生产费用结算信息从SAP-ERP系统产生后即同步到结算模块。就对账业务而言,彻底颠覆了以往的做法,生产费用结算由手工操作改为由系统自动控制和核对,实现了一键式对账确认和审批。对账、审批工作在厂社相关人员间在线流转、确认。系统可自动检查各类成本的确认情况,对未满足条件的需要特殊处理。这样就有效地控制了未交尾数的扣款问题。各项生产成本数据的准确性,使财务人员的发票校验工作高效、快捷。

  实现单品种/印次多类别、多条件的统计查询。系统在数据归集基础上,可检索、查询、统计单品种/印次的交货和结算情况。各类明细报表可直接在电脑端显示也可导出EXCEL后自行编辑和应用。各项业务的审批操作、变更情况、差异原因、发票信息等都留有痕迹,方便追溯。交货约仓和图书入库数据可与发行部门互联共享,及时为营销工作提供准确的信息。

  在系统中可按多个检索条件查询单品种/印次的约仓状态、实际交货时间和数量、生产费用结算状态。印制员可通过计划交书日期、印单要求交书日期、约仓日期、首次交书日期等的对比查询来监控和考核生产周期。销售人员也可通过查询为经销商提供准确的图书供货日期和数量。

  融合发展理念、创新思维方法和信息技术支持为业务工作推波助澜,能够提高印制管理工作效率和工作质量,提升业务管理水平。未来,出版社印务部门要牢牢抓住融合发展主线,充分利用大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术,积极实施生产信息化升级工程。在生产供应链的再造和生产协同平台的建设方面做更多的思考、探索与实践,努力构建数字化出版生态圈,使生产管理与编辑、销售、物流、财务等管理工作更好地实现数据共享和流程协同。


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